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索引号: A20/2018-03396 主题分类:
发布机构: cjj 生成日期: 2018-03-23
文件编号: 有效性: 有效
公开范围: 面向全社会 公开方式: 主动公开
关于加强我省建设工程电子档案和声像档案规范管理工作的通知
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各设区市、省直管试点县(市)建设局(建委),南昌市城管委:

为了进一步贯彻落实住房城乡建设部关于印发<工程质量治理两年行动方案>的通知》,切实保障我省建设工程档案有效存储和利用,根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等相关规定,现就加强我省建设工程电子档案和声像档案规范管理工作通知如下。

一、建设工程档案归集管理,是工程质量管理的法定环节和重要内容。电子档案和声像档案是工程档案的重要组成部分。凡列入城建档案馆(室)接收范围的,2015年6月1日以后开工的建设工程,均应建立电子档案和声像档案

二、列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案馆(室)对工程纸质档案、电子档案和声像档案同时进行归档预验收预验收合格后,方可出具《江西省建设工程档案预验收意见书》和《江西省建设工程档案移交证》

三、建设工程纸质档案、电子档案和声像档案编报移交,应按照《城建档案业务管理规范》、《建设工程文件归档规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案管理规范》等国家技术规范,以及本通知“归档技术要求”(详见附件)执行。

四、建设工程各参建单位是建设工程纸质档案、电子档案和声像档案编报责任主体。各参建单位要强化工程档案资料管理职责,加强本单位质量员、资料员和相关业务人员的工程档案管理业务知识培训。建设单位要重视和牵头做好工程档案管理工作,规范工程档案资料编制行为,把工程档案资料编制工作纳入合同管理、施工管理的各个环节,要指定专人及时做好工程纸质档案、电子档案和声像档案收集、整理、归档、报送、移交工作。

五、各级工程质量监督机构要按照住房和城乡建设部《关于切实加强建设工程档案归集管理的通知》(建办[2011]161号)要求,加强对建设工程档案编报行为的监督,将工程档案资料编制情况列入监督内容,监督工程参建各方履行工程档案资料编制职责。

六、各级城建档案馆(室)要加强对建设工程电子档案和声像档案形成、归档、编报等工作的监督和指导,做好有关业务培训工作。进一步完善建设工程纸质档案、电子档案和声像档案报送办事流程或办事指南。

城建档案馆(室)要积极做好在线式或离线式归档的电子档案和声像档案的存储保管工作。配备必要的计算机机房、硬件系统(设备)和城建档案信息管理软件系统,以及网络系统,实现对归档电子档案和声像档案的安全有效管理。

附件:1、建设工程电子档案归档技术要求

2、建设工程声像档案归档技术要求

 

 

 

          省住房和城乡建设厅 

           2015年4月7日

附件1:

建设工程电子文件和电子档案归档技术要求

 

一、基本规定

1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理,将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,采取有效措施,保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性,能够反映建设活动的全过程。

2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调,并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作:

1)在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。

2)收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件,并进行整理归档;

3)组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验,检验不合格的,重新移交汇总

4)列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案馆(室)对工程电子档案进行移交预验收,并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织有关单位据实补充、完善,重新编制工程电子档案,并移交。

3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档,并向建设单位移交。电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点,分阶段、分期进行。

4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收,并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。

5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统,实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理,确保电子文件始终处于受控状态。

6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求,采取有效的技术手段和管理措施,确保其信息安全和保密。

二、建设工程电子文件形成和归档要求

1、建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效,其内容必须与工程实际相符合,编制内容及深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准、规程。

2、电子文件形成单位给建设工程电子文件的命名时,应体现电子文件的内容及特征,保证工程电子文件在生成后和积累过程中不被非正常修改、获取和删除。

3、电子文件有对应纸质文件时,应建立文件的关联,建设电子文件与对应纸质文件的内容和相关信息应保持一致,以满足电子文件管理和应用要求。

4、在建设电子文件形成阶段,对涉密文件的管理和转移应遵守相关法规及保密工作的具体规定。

5、建设电子文件的保存和归档格式应采用下表所列格式。进行格式转换时,应确认转换后的文件与原文件在内容和呈现方式上的一致。

建设电子文件归档格式

文件类别

格    式

文本(表格)文件

PDF、XML、TXT

图像文件

JPEG、TIFF

图形文件

DWG、PDF、SVG

影像文件

MPEG2MPEG4AVI

声音文件

WAV、MP3

6、对建设工程电子文件应进行固化处理,保证其在全程管理过程中的真实、完整、有效。

7、元数据以及其它相关信息,应按建设电子档案的要求及时记录。建设工程电子文件归档时,其元数据必须一并归档。

8、建设工程电子文件归档时应附加有法律效力的电子签章,保证其凭证作用。

9、建设工程电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式。

1)采用在线归档,应确保归档电子文件传输安全有效。

2)采用离线归档,应准确、完整地捕获采集电子文件的元数据和背景信息。

10建设工程文件材料扫描质量应符合下列要求:

1)文件选用JPEG格式。分辨率一般不低于200DPI;

2)图像清晰、完整,无偏斜、失真;

3)扫描图像的排列顺序应按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序,与档案原件一致,分别建立相应的目录结构。

11、对建设电子文件归档检验,应符合以下要求:

       1)电子文件的存储格式和存储介质,符合本“归档技术要求”规定;

       2)电子文件数据完整、内容准确,编目及著录规范,电子文件与其他载体档案一致、并建立了关联;

       3)存储载体外观完好、整洁无损,无计算机病毒;

4)对归档电子文件的基本技术条件进行检测,即硬件环境的有效性,软件环境的有效性及元数据、说明资料等齐全。

5)电子文件须确定密级,对涉及国家秘密的电子文件,按照有关规定进行专门审核,使用专用保密存储介质存储,对需要变更密级和解密的文件,须更新密级和明确文件解密日期。

三、建设电子档案移交和接收要求

1、办理建设电子档案移交与接收,可采用在线或离线两种方式进行。属于国家秘密的电子档案须按保密要求办理移交手续。

2电子档案移交前,移交单位应对准备移交的电子档案载体及其技术环境进行检验,合格后方可进行交接。

3城建档案馆(室)在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。检验不合格的,应退回移交单位重新制作,并再次检验。

4、接收和移交建设工程电子档案必须办理交接手续,交接手续应符合下列规定:

1)移交单位应提交档案移交目录,交接双方根据档案移交目录进行核对,核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章;

2)档案移交和接收证明书、档案移交目录一式两份,一份由移交单位保存、一份由接收单位保存。


 

附件2:

建设工程声像档案归档技术要求

 

一、基本规定

1建设工程声像档案的拍摄应当与工程建设同步,真实记录工程建设过程的实际状况,全面反映建筑物(构筑物)的整体面貌,能够系统记录工程项目建设过程和成果。

2、建设工程声像档案必须图像清晰、稳定,色彩还原准确,被摄主体没有明显失真变形,禁止技术处理。

3、列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案馆(室)对建设工程声像档案进行预验收。对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织有关单位据实补充、完善,重新编制声像档案,并向城建档案馆(室)移交。

    二、声像档案的收集范围要求

1反映工程原址、原貌及周边状况的声像档案;

2记录工程建设活动的重大活动、重大事件,如拆迁情况、招商引资、签约仪式、工程招标与投标、奠基仪式等的声像档案;

3记录基础施工过程中工程测量、放线、打桩、基槽开挖、桩基处理等关键工序的声像档案;

4记录主体工程施工过程中施工现场整体情况,钢筋、模板、混凝土施工,隐蔽工程施工,内外装修装饰的声像档案;

5反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺的声像档案;

6记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等情况的声像档案;

7记录工程验收情况、竣工典礼的声像档案;

8反映竣工后的工程面貌的声像档案。

三、声像档案归档要求

1、照片档案归档要求

1)照片图像主题明确,画面清晰完整,色彩还原准确,被摄主体不能有明显失真变形现象。

2)数码照片应采用专业摄影设备拍摄,采集原始图像文件储存格式为无压缩的JPEG或TIFF格式,分辨率不低于500万像素,数码照片应当洗印成5-7英寸光面彩色照片,并与数码照片一并归档。

3)数码照片应当是原始版, 不得经过后期加工、修饰或裁剪。

2、录音档案归档要求

1)录音档案应当内容完整,声音清楚,材质完好。

2)录音档案应当配有录音文字整理材料, 注明内容、时间、地点、人物。

3)录音带应当是母带,以及编辑后的成品带或光盘。

4)录音的载体为盒式录音磁带或CD光盘, 录音载体材质完好,没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象。

5)录音应采用MP3或WAV格式。

3、录像档案归档要求

1)录像档案归档前应当进行筛选和鉴别,选择体现主题明确、图像稳定、画面清晰、色彩真实,选择体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的素材归档。

2)录像带制作应当采用PAL制式;录制格式为:

①标清:DV、DVCPRO、DVCAM等;

②高清:DVCPRO HD、HDDCAM等。

3)录像带应当选择质地良好的产品,没有发霉、变形、掉磁、折损和信号丢失现象。

4列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程,归档照片一般不少于30张,录像档案一般不少于30分钟;重大、重点建设工程归档照片不少于60张, 录像档案一般不少于60分钟。

四、声像档案整理要求

1、照片档案整理

1)照片档案整理按年度—专题、事项、工程项目等内容建立文件夹进行照片组管理,文件夹可按具体需要设置多级文件夹,最低一级文件夹内存放一组联系密切的数码照片;各级文件夹必须以中文命名。

2)对同一年度文件夹内的下一级文件夹可按专题、事项、工程项目建立,并按内容题名来命名文件夹。

3)对同一专题、事项、工程项目等的文件夹内的下一级文件夹可按相关照片组建立,照片组文件夹可按时间+事项来命名。

4)最低一级文件夹的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号,并附照片说明。

5)数码照片洗印成照片的,可按胶片照片整理要求进行;洗印照片应与数码照片编号一致。

2、录音、录像档案整理

1)录音、录像档案以一盒为一个保管单位。

2)录音、录像档案的档号编制格式如下:

类别+属类+年代+盒号+盒内素材流水号(三位)

               ↓   ↓    ↓    ↓          ↓

          如: R · 3 2000 1   —    001

即R·3—2000—1—001

录音、录像档案档号表示此素材分类属于录音、录像档案类,为2000年第一盒第1个素材。

3)每一个保管单位以录音片段、录像片段为单位,填写卷内文件目录。

4)卷内文件目录包括序号、档号、内容、责任者(录制单位或个人)、长度、录制时间等内容。

①序号填写录音、音像片段的排列顺序号;

②内容填写录音、音像片段内容名称;

③长度填写录音、音像片段的记录时长;

④录制时间填写录音、音像片段内容的摄录时间;

五、声像档案著录要求

1照片档案著录应当以照片的自然张或若干张(一组)为单位进行著录。著录项目应当包括题名、照片号(档号)、底片号、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。

2照片组的著录应符合下列要求:

1)以一组照片为单位著录时,题名应根据题名拟写要素,简明概括、准确反映一组照片的基本内容;

2)以一组照片为单位著录时,照片号、底片号、页号均应著录起止号;时间应著录起止时间;参见号、摄影者可以著录多个。

3)录音、录像档案可以一盒或若干盒 有联系的录音、录像带为一个单位进行著录,也可以按片段为单位。

4)录音、录像档案的著录项目应当包括档号、题名、责任者(录制单位或个人)、录制时间、长度、位置、地点、磁带编号、磁带类型(规格)、密级、保管期限、档案馆代号、主题词或关键词等。

5)声像档案著录与标引的方法和要求,应当按照《城市建设档案著录规范》和《城建档案业务管理规范》执行。

六、声像档案编目要求

声像档案应编制总目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。

1照片档案的总目录应当由照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注等基本项目组成;

2录音、录像档案的总目录应由档案号、题名、时间、长度、磁带编号、备注等组成。

七、声像档案密级划分要求

声像档案的密级与保管期限原则上与其反映的工程档案一致。

1保密等级分为:绝密、机密、秘密三种;

2保管期限分为:永久、长期和短期三种。

八、声像档案保管要求

1声像档案的保管和保护除符合纸质档案保管和保护规定外,还应遵循以下要求:

1)不同载体形式的声像档案应当分开存放。照片档案应与纸质档案存放在一起,录音、录像档案应存放在专用声像库房或防磁柜里;

2)照片如发现有发黄、发霉、变质等现象,应及时采取措施加以补救;

3)录音、录像、硬盘等磁性载体的档案应当竖放在专用柜内;

4)录音、录像带要定期检查,一般每隔半年重绕一次。如发现磁带变形、段裂、磁粉脱落等现象,要及时进行清洗和技术处理;

2库房温湿度控制标准要求:

 

温度

湿度

昼夜温湿度

变化

相对温湿度

昼夜变化

照片

14-24

40-60%

±3℃

±5%

底片

13-15

35-45%

±3℃

±5%

光盘

14-24

45-60%

±2℃

±5%

磁性载体

15-27

40-60%

±3℃

±5%

九、声像档案移交和接收要求

1城建档案馆(室)在接收声像档案时应逐一验收。不符合归档要求的,应按要求整改。

2、接收和移交建设工程声像档案,双方必须办理交接手续,并符合下列要求:

(1)移交单位应提交档案移交目录,交接双方根据档案移交目录进行核对,核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章;

(2)档案移交和接收“证明书”、“档案移交目录”一式两份,一份由移交单位保存、一份由接收单位保存。

 

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